SEPO: Succès, Echecs, Potentialités, Obstacles

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Fiche

Phase(s)
Relatif à...
Complexité
RH
Effort estimé
1 heure, 5 à 10 personnes, répété x fois; durée de 1 h.
L´outil en bref

L’analyse SEPO consiste en une auto-évaluation participative d’un projet ou d’une action par l’équipe qui l’a menée, voire par les autres parties-prenantes. Elle constitue en un regard sur le passé et un regard prospectif pour tirer les leçons de l’expérience.

Pour qui

Pour toutes les équipes menant des projets de petite ou de grande envergure, avec leurs partenaires. 

Raisons d'utiliser
  • Pour faire l'évaluation d'un projet.
  • Pour coupler cette évaluation avec la planification du projet qui suivra.
  • Pour mener un processus d’évaluation – planification participative au sein d’une équipe ou avec des partenaires.
Résultats attendus, impacts

Une « cartographie des expériences et des espoirs » d’une équipe permettant d’évaluer ce qui a été fait et de se projeter vers ce qu’on prévoit de faire à l’avenir.

Permet de souder une équipe autour de ses projets en l’aidant à tirer les leçons de son travail antérieur.

Combiné avec d’autres outils, il nourrit l’analyse stratégique proposée par la grille SWOT.

Conditions d'utilisation

Etre une équipe qui a travaillé ensemble sur un projet et qui va encore travailler dans le futur sur des projets similaires.

Inviter d’autres parties-prenantes à utiliser le même outil pour évaluer le même projet permettra d’enrichir l’évaluation en incluant d’autres points de vue (par exemple ceux des bénéficiaires du projet ou des financeurs…).

Points de vigilance, risques

Eviter de croire que la grille est une panacée autorisant à se passer des indicateurs et autres instruments de mesure de résultat.

Faire attention à ne pas mettre simplement en négatif ce qui est positif, ce qui a échoué en potentiel. Car alors on se répète au lieu d’approfondir l’analyse.

Exemples d'utilisation

Listez ici, pour un bref apperçu, les exemples d'utilisation de l'outil, qui figureront dans l'onglet "Exemples" ou d'autres exemples, non documentés dans l'outil, éventuellement avec des liens d'accès.

Références

KEK / CDC Consultants, Zurich, fiche SEPO, DDC (Direction du développement et de la Coopération):  http://www.kek.ch/files/media/sepo_praxisbogen_franzoesisch.pdf

Autres références à la fin du mode d’emploi.

Auteur(s)


Trad.:
Version
001 / 12-09-2014 - Pré-publié

 

Mode d'emploi

1. Description de l'outil

L'analyse SEPO est un support pour une démarche structurée de réflexion en groupe. Il s’agit essentiellement d’une démarche participative. Elle permet aux parties prenantes d’une action ou d’un projet d’exprimer leur ressenti et leurs expériences, déceptions, espoirs et inquiétudes par rapport à une activité, un projet, un programme. Elle fait le lien entre le regard en arrière et le regard en avant.

Elle est utilisée fréquemment en évaluation ou auto-évaluation. Elle facilite la connexion entre l’évaluation (regard rétrospectif) avec correction du but fixé et la planification (regard prospectif).

Ce travail devrait être réalisé de préférence en groupe, par exemple par l’équipe porteuse du modèle d’affaires social. Mais on aura avantage à diversifier les groupes qui évaluent le même projet, le même processus ou la même organisation en sollicitant les diverses parties-prenantes. De cette manière on aura une variété d’approche qui enrichira l’évaluation finalement et la recherche prospective qui suit.

Ainsi se met en place un processus d’apprentissage permettant à l’équipe porteuse d’un projet et à l’ensemble de ses partenaires  d’apprendre de leurs expériences et d’améliorer son travail au fil du temps.

1.1. Quelques questions à se poser

Nous donnons ici quelques exemples de questions. Elles sont indicatives et servent à illustrer la nature de la grille SEPO. Elles doivent naturellement être ajustées en fonction:

  • de l’objet analysé. S’il s’agit d’un projet ou du processus de mise en œuvre du projet, il faudra mettre des accents différents. Ce peut aussi être le fonctionnement de l’organisation lui-même qui est ainsi évalué.
  • du groupe qui utilise la grille. S’il s’agit du groupe porteur du projet évalué ou des bénéficiaires ou clients de ce même projet, on ne posera pas les mêmes questions… et les résultats pourront être tout autres.
1.1.1 Succès :
  • Quelles ont été les réussites en termes qualitatifs ?
  • Quels ont été les résultats en termes quantitatifs ?
  • Quels objectifs ont-ils été atteints ?
  • Quels ont été les points forts ?
  • Comment a été perçu le résultat de vos activités ?
1.1.2 Echecs :
  • Quels ont été les points faibles ?
  • Quelles ont été les difficultés, les malaises ?
  • Quelles craintes et peurs ont été éprouvées ?
  • Quelles limites ont été atteintes ?
  • Etes-vous arrivé à des impasses ?
  • Il y a-t-il eu des effets collatéraux indésirables, des dérives ?
1.1.3 Potentialités :
  • Quelles sont les chances et opportunités qui s’offrent à vous ?
  • Des échecs antérieurs peuvent-ils être transformés en réussites ?
  • Des idées, des projets nouveaux émergent-ils de l'expérience acquise ?
  • Des capacités et ressources inexploitées peuvent-elles être mises en œuvre ?
  • Des nouveaux défis peuvent-ils être envisagés avec de bonnes probabilités de succès ?
1.3.4 Obstacles :
  • Quels sont les handicaps qui vous freinent ?
  • Quelles dérives voyez-vous poindre dans un avenir proche ?
  • Existe-t-il des résistances et des oppositions à vos actions ?
  • Allez-vous atteindre certaines limites infranchissables ?
  • Y a-t-il des conditions-cadre défavorables dans le contexte actuel ?

2 Mise en oeuvre

2.1 Ressources

Au minimum l’équipe de projet se réunit pour faire l’évaluation du projet et se projeter sur le prochain.

Les instruments sont d’une grande simplicité : un tableau blanc et des stylos marqueurs ou quelques feuilles de flip-chart et des post-its feront très bien l’affaire.

On pourra aussi utiliser la grille proposée dans l’onglet « instruments ».

2.2 Démarche

La première étape consiste à regarder le passé, commençant par les succès (ce qui est plus stimulant), puis les échecs ou problèmes. Ensuite, un regard prospectif permet d'analyser les potentialités, puis les obstacles.

La deuxième étape consiste à faire une synthèse, éliminant les doublons ou ajoutant des nuances importantes. On aura d’ailleurs avantage à subdiviser les groupes qui font l’évaluation d’un projet donné de manière à disposer de l’avis des diverses parties-prenantes concernées. La synthèse devra alors tenir compte de cette diversité d’appréciation et ne pas en gommer les aspérités.

Cet outil permet en dernier lieu d’établir des stratégies d’amélioration du projet ou de l’organisation évaluée.

Il est encore possible d'ajouter une troisième dimension consistant à subdiviser l’analyse en domaines tels que par exemple : temps, ressources, coûts, actions, etc. 

2.3 Résultats et livrables

 

Cliquez sur l'image pour l'agrandir

Le résultat se présente sous la forme d’un tableau à quatre quadrants ( !) selon le modèle ci-dessous. Avec des feutres de couleurs différentes on peut différencier les domaines (temps, ressources, coûts, etc.) ou les équipes concernées (marketing, technique, vente, etc.). Voir d’autres variantes dans les sources signalées ci-dessous sous chiffre 4.

Il permet à l’équipe de projet de véritablement tirer les leçons de l’expérience passée et d’anticiper ce qu’elle fera lors de sa prochaine activité. En ce sens la grille SEPO lie l’évaluation à la planification.

3. Trucs et astuces

La démarche SEPO peut être complétée par un travail visant à construire des indicateurs pour prendre la mesure de certains résultats quantitatifs ou qualitatifs du projet concerné et de le faire sur la durée.

L’outil favorise une démarche participative. Pour lui permettre de développer tout son potentiel, il est opportun de l’utiliser avec l’ensemble des partenaires d’un projet afin que chacun puisse apporter son regard. Si le nombre de personnes impliquées est trop grand, on fera des sous-groupes par exemple pour un open air de cinéma : les personnes tenant les stands de nourriture et de boisson, les gens de la caisse principale, l’équipe technique et de projection, l’équipe du parking et de l’accueil, l’équipe marketing, etc. Chaque équipe fait sa propre grille puis on confronte les différentes grilles pour avoir les différents points de vue et tirer les leçons pertinentes pour l’ensemble du projet.

4. Références et historique

La grille SEPO est née en relation et en variation de la grille SWOT. Elle a aussi été développée dans le but d’analyser les entreprises dans les pays industrialisés (année 1970) pour permettre aux ouvriers  et employés de donner leurs opinions sur le travail effectué. Cette grille a ensuite migré dans le domaine de la coopération au développement. Elle est actuellement largement utilisée tant dans les ONG que dans les structures publics ou privées dès que l’on vise à faciliter une évaluation participative.

Sources consultables (en date du 7 septembre 2014)

Instruments

Description: 
Simple formulaire avec un tableau 2 x 2 pour reporter l'analyse d'une organisation suivant le modèle SEPO: Succès, Echecs, Potentialités et Obstacles.

Exemples

  • Vous pouvez utiliser ce champ pour décrire un exemple d'utilisation de l'outil.
  • Ce champ peut être répété, donc chaque bloc ne doit contenir qu'un exemple.
  • Vous pouvez suivre la structure proposée, si vous le désirez.
  • Effacez ces instructions.

Exemple: (donnez un titre pour votre exemple)

Contexte

 

Déroulement

 

Faits marquants

 

Résultats obtenus

 

Prestataires de services

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