Urgent versus important

Version imprimable
Cet outil est en phase de prépublication et n'est pas encore totalement finalisé.
Vos commentaires, suggestions et corrections sont les bienvenus!
Mode d'emploi -  Instruments -  Exemples -  Prestataires -  Autres

Fiche

Phase(s)
Relatif à...
Complexité
RH
Effort estimé
1-2 heures, 1-3 personnes, répété souvent
L´outil en bref

Lors de la création d’une organisation ou entreprise, tout peut paraître important et urgent. Mais c’est très relatif.

Cet outil permet de réfléchir sur les grandes activités de création et implantation et favorise la séparation en degrés d’urgence et importance.

Pour qui

L’équipe porteuse du projet de création d’une organisation ou entreprise, ou tout simplement d’une nouvelle activité.

Raisons d'utiliser

Pour bien mener son projet de création, il faut faire chaque chose en son temps et savoir distinguer ce qui est urgent ou pas, ainsi que le degré d’importance.
Cet outil permet de ne pas perdre de temps en faisant des choses sans importance et pas urgentes.

Résultats attendus, impacts

Une classification des tâches à accomplir dans une matrice « Urgent x Important », facilitant la prise de décision au long du projet.

Conditions d'utilisation

Cet outil est très utile lors de la conception de l’organisation et l’établissement des tâches à faire pour être prêt à démarrer.
Mais il conserve son utilité tout au long du projet d’implantation et même après.

Points de vigilance, risques

En utilisant cet outil, il faut faire preuve de bon sens pour juger correctement les degrés d’importance et d’urgence de chaque tâche.

La sensibilité de chacun étant différente, il est opportun de valider la matrice obtenue avec d’autres personnes.

Un danger est de l’établir et d’oublier de la réviser périodiquement, oubliant que les priorités peuvent changer en fonction d’événements extérieurs.

Exemples d'utilisation

Listez ici, pour un bref apperçu, les exemples d'utilisation de l'outil, qui figureront dans l'onglet "Exemples" ou d'autres exemples, non documentés dans l'outil, éventuellement avec des liens d'accès.

Références
Auteur(s)


Trad.:
Version
001 / 16-10-2014 - Pré-publié

 

Mode d'emploi

Social Business Models: C'est urgent?1. Description de l'outil

1.1 Introduction

Vous créez une organisation ou une entreprise ? Vous voulez qu’elle démarre ses activités le plus vite possible ? La tendance naturelle est de se dire que tout est important et tout est urgent !

Mais, en voulant tout faire en même temps, vous risquez fort de vous retrouver sous l’eau, en passant des heures à faire quelque chose qui n’est pas vital pour votre projet et dont vous pouvez vous passer pendant les premiers mois du démarrage de votre projet. Le « nez dans le guidon », vous risquez de ne plus voir certaines priorités et voir votre projet prendre deux fois plus de temps avant de démarrer.

Cet outil repose sur la fameuse matrice d’Eisenhower, le 34ème président des Etats-Unis d’Amérique. Un jour, il aurait déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".

En se basant sur cette citation la matrice d'Eisenhower a été développée comme moyen d'aider les gens à donner des priorités à leurs tâches, à mieux gérer leur temps.

1.2 La matrice d'Eisenhower

Social Business Models: Matrice d'EisenhowerLa matrice d’Eisenhower est on ne peut plus simple. Elle comporte deux lignes et deux colonnes, formant 4 cases où vous pouvez classer vos tâches. L’axe horizontal représente le degré d’urgence et l’axe vertical le degré d’importance. Etant donné qu’il est assez difficile de juger si une tâche est moyennement importante ou urgente, la matrice ne comporte que les cases suivantes :

  • Pas urgent et pas important (distraction)
  • Urgent, mais pas important (déviation)
  • Pas urgent, mais important (avenir)
  • Urgent et important (problèmes)

1.3 L'importance et l'urgence

Ces deux notions sont relatives et portent en elles-mêmes une certaine part de subjectivité.

Social Business Models: ImportantVous pouvez, de forme générale, considérer une activité importante lorsqu’elle est étroitement liée aux objectifs de l’ensemble, lorsque le fait de ne pas l’exécuter peut mettre en péril tout le projet. L’importance peut être associée aux notions de gravité et de responsabilité. L’importance d’une activité ne change pratiquement pas au fil du temps.

Social Business Models: UrgentPar contre, il vous faut prêter garde à ne pas confondre son importance pour le projet avec  votre satisfaction personnelle à la voir réalisée !

Le degré d’urgence, en contrepartie, varie tout au long du projet, car il est toujours associé à un délai, à une date butoir. Une activité peut être considérée comme urgente si le fait de ne pas l’exécuter dans les délais les plus brefs possibles entrainera des conséquences nuisibles, voire irrémédiables pour le projet. L’urgence est très sensible au contexte.

La grande différence entre l’importance et l’urgence réside dans cette comparaison :

  • L’importance est d’origine le plus souvent interne à votre projet, impliquant une évaluation et un choix de votre part ;
  • L’urgence est souvent un fait d’origine externe, à laquelle vous devez répondre le plus brièvement possible, le choix ne vous appartient guère.

1.4 Le danger de l'urgence

 Social Business Models: Danger de l'urgenceLe sentiment d’urgence est dangereux, car il est très stimulant et vous renforce facilement dans une fausse perception d’importance. C’est un peu comme une drogue, car il vous absorbe et peut même créer une certaine excitation, pouvant aller jusqu’à créer une accoutumance destructrice de votre faculté de discernement.

Vous l’entendrez souvent dans des phrases telles que « Nous sommes toujours sous l’eau » ou « Nous n’avons que des incendies à éteindre », alors que certainement en exécutant quelques tâches importantes et préventives, il vous est possible d’éliminer bien des urgences.

1.5 Création ou opération

Les notions d’urgence et d’importance, ainsi que la matrice d’Eisenhower ne sont pas lorsque vous êtes en phase de création et lancement de votre organisation ou lorsque vous êtes déjà en opération.

Lorsque vous êtes en phase de décollage ou d’envol, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower chaque semaine, pour lister et prioriser vos activités hebdomadaires. La notion d’urgence se définira en vous posant la question « Cette tâche doit-elle être réalisée dans les 24 heures, les 48 heures ou le délai n’est pas déterminant ? »

Lorsque vous êtes en phase de création et d’implantation, vous pouvez prendre un peu de recul, lister les grandes activités nécessaires avant le lancement et estimer leur durée, ainsi que leur séquence logique.

2 Mise en oeuvre

2.1 Ressources

En dehors des personnes portant le projet de création de l’organisation, de l’entreprise ou de l’activité, les ressources nécessaires pour utiliser la matrice d’Eisenhower sont essentiellement :

  • Un domaine d’action et un contexte global défini ;
  • Une bonne vision du modèle d’affaires à implanter ;
  • Une connaissance mutuelle des personnes formant l’équipe.

L’outil Planification: check-list de tâches peut aussi être une aide précieuse pour imaginer la liste des tâches au point 1 de la démarche.

Social Business Models: Rétroplanning2.2 Démarche

  1. Listez sur une grande feuille toutes les blocs activités que vous imaginez devoir réaliser pour  implanter votre organisation, jusqu’à son lancement et son entrée en activité ;
  2. Si nécessaire, en utilisant votre bon sens, divisez-les en groupes d’activités plus petites ; c’est particulièrement important si, dans un grand bloc d’activités, une partie est de votre ressort et d’autre parties dépendent de tiers et ont des délais peu contrôlables (par exemple, pour louer un bureau, vous devez le chercher, le trouver et ensuite attendre que les démarches administratives soient faites et que le locataire actuel s’en aille…) ;
  3. Regroupez les activités sous une forme de liste hiérarchique à deux ou trois niveaux ;
  4. Attribuez à toutes ces activités une durée probable d’exécution ;
  5. Attribuez à chaque activité un degré d’importance en vous posant la question : « Si cette activité n’est pas réalisée, cela m’empêcherait-il de lancer l’organisation ? » ; marquez-la d’une couleur choisie, si elle est importante à vos yeux ;
  6. Tracez de lignes verticales à côté de la liste, espacées d’un ou deux centimètres, chaque intervalle représentant une semaine, une quinzaine ou un mois, selon votre projet ;
  7. Annotez la date butoir sur la première ligne verticale (à gauche) et « Aujourd’hui » après la dernière ligne verticale (à droite)
  8. Prenez une bande adhésive étroite, du type carrossier, découpez-la en morceaux de longueur représentant la durée de chaque activité (en respectant votre échelle de temps) et collez-les horizontalement en face de l’activité, alignées sur la première ligne verticale (date butoir).
  9. Si une activité doit être terminée avant qu’une autre commence, déplacez-la pour que son début (extrémité de gauche) soit à la fin de l’autre (extrémité de droite)… vous venez de créer une planification à l’envers (en anglais retroplanning) !
  10. Si une activité dépasse votre dernière ligne verticale… vous avez probablement un problème de date butoir trop rapprochée, rajoutez alors une feuille à gauche, tracez de nouvelles lignes verticales et déplacez « Aujourd’hui »
  11. Définissez quel est votre « intervalle » pour dire qu’une activité doit commencer d’urgence : une semaine, deux, un mois ?
  12. Ajustez votre « Aujourd’hui » sur une des lignes verticales, après la dernière activité et regardez vers la droite : toute activité dont l’extrémité de droite se trouve dans la bande de l’intervalle que vous avez fixé sont urgentes !
  13. Regardez alors l’urgence et l’importance et reportez-les dans la matrice d’Eisenhower.

Social Business Models: Matrice d'Eisenhower2.3 Résultats et livrables

Une matrice avec toutes les activités de création et implantation réparties dans une matrice importance versus urgence.

3. Trucs et astuces

  • Au lieu d’utiliser du papier et de la bande adhésive, il est parfaitement possible de le faire en Word, en déplaçant des barres de longueur adéquate ;
  • Gardez le rétroplanning (liste des tâches) et la matrice d’Eisenhower bien en vue dans votre bureau ;
  • Régulièrement, déplacez votre intervalle et regardez les nouvelles urgences, puis actualisez votre matrice d’Eisenhower ;
  • Eliminez les tâches déjà réalisées ;
  • Si vous avez un peu de temps libre devant vous, essayez d’avancer sur les prochaines tâches qui deviendront urgentes.

4. Références et historique

  • Créée par le général Dwight David Eisenhower, surnommé « Ike », président des Etats-Unis d’Amérique de 1953 à 1961.
  • Mise au point dans la période de novembre 1943 à juin 1944 pour l’opération Overlord, à la demande du président Roosevelt.
  • Popularisée par Stephen R. Covey, auteur de livres sur l'efficacité personnelle. 

Instruments

Description: 
Tableau de rétroplanning des (macro)activités de création d'une organisation, en format A3, facilitant la construction et l'actualisation de la matrice d'Eisenhower.
Description: 
Matrice de planification des activités et de gestion du temps, selon deux critères: l'urgence et l'importance.

Prestataires de services

Commentaires

Puis-je passer cet outil en prépublication le 17 décembre ?
Portrait de Claude

Bonjour,
Merci pour cet article très intéressant.
Les instruments ne sont pas accessibles, pouvez-vous trouver une solution?
En vous remerciant par avance.
Bien cordialement
Portrait de Claude

Voilà, c'est corrigé et les instruments sont de nouveau accessibles.
Cordialement

Bonjour, sur le site de la confédération, il y a plein de conseils, de comparatifs sur le statut juridique, des documents très bien fait sur les éléments à apporter et réflexions, démarches administratives lors de la création d'entreprise. Il est très voire trop complet, mais est très utile.
taper Confédération suisse, portail PME
Cordialement.

Ajouter un commentaire

CAPTCHA
Cette question est seulement un test pour éliminer les soumissions automatiques de spam