Urgent versus important

1. Description de l'outil

Vous créez une organisation ou une entreprise ? Vous voulez qu’elle démarre ses activités le plus vite possible ? La tendance naturelle est de se dire que tout est important et tout est urgent !

Mais, en voulant tout faire en même temps, vous risquez fort de vous retrouver sous l’eau, en passant des heures à faire quelque chose qui n’est pas vital pour votre projet et dont vous pouvez vous passer pendant les premiers mois du démarrage de votre projet. Le « nez dans le guidon », vous risquez de ne plus voir certaines priorités et voir votre projet prendre deux fois plus de temps avant de démarrer.

Cet outil repose sur la fameuse matrice d’Eisenhower, le 34ème président des Etats-Unis d’Amérique. Un jour, il aurait déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".

En se basant sur cette citation la matrice d'Eisenhower a été développée comme moyen d'aider les gens à donner des priorités à leurs tâches, à mieux gérer leur temps.

1.2 La matrice d'Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est on ne peut plus simple. Elle comporte deux lignes et deux colonnes, formant 4 cases où vous pouvez classer vos tâches. L’axe horizontal représente le degré d’urgence et l’axe vertical le degré d’importance. Etant donné qu’il est assez difficile de juger si une tâche est moyennement importante ou urgente, la matrice ne comporte que les cases suivantes :

• Pas urgent et pas important (distraction)
• Urgent, mais pas important (déviation)
• Pas urgent, mais important (avenir)
• Urgent et important (problèmes)

1.3 L'importance et l'urgence

Ces deux notions sont relatives et portent en elles-mêmes une certaine part de subjectivité.

Vous pouvez, de forme générale, considérer une activité importante lorsqu’elle est étroitement liée aux objectifs de l’ensemble, lorsque le fait de ne pas l’exécuter peut mettre en péril tout le projet. L’importance peut être associée aux notions de gravité et de responsabilité. L’importance d’une activité ne change pratiquement pas au fil du temps.

Par contre, il vous faut prêter garde à ne pas confondre son importance pour le projet avec  votre satisfaction personnelle à la voir réalisée !

Le degré d’urgence, en contrepartie, varie tout au long du projet, car il est toujours associé à un délai, à une date butoir. Une activité peut être considérée comme urgente si le fait de ne pas l’exécuter dans les délais les plus brefs possibles entrainera des conséquences nuisibles, voire irrémédiables pour le projet. L’urgence est très sensible au contexte.

La grande différence entre l’importance et l’urgence réside dans cette comparaison :

• L’importance est d’origine le plus souvent interne à votre projet, impliquant une évaluation et un choix de votre part ;
• L’urgence est souvent un fait d’origine externe, à laquelle vous devez répondre le plus brièvement possible, le choix ne vous appartient guère.

1.4 Le danger de l'urgence

 Le sentiment d’urgence est dangereux, car il est très stimulant et vous renforce facilement dans une fausse perception d’importance. C’est un peu comme une drogue, car il vous absorbe et peut même créer une certaine excitation, pouvant aller jusqu’à créer une accoutumance destructrice de votre faculté de discernement.

Vous l’entendrez souvent dans des phrases telles que « Nous sommes toujours sous l’eau » ou « Nous n’avons que des incendies à éteindre », alors que certainement en exécutant quelques tâches importantes et préventives, il vous est possible d’éliminer bien des urgences.

1.5 Création ou opération

Les notions d’urgence et d’importance, ainsi que la matrice d’Eisenhower ne sont pas lorsque vous êtes en phase de création et lancement de votre organisation ou lorsque vous êtes déjà en opération.

Lorsque vous êtes en phase de décollage ou d’envol, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower chaque semaine, pour lister et prioriser vos activités hebdomadaires. La notion d’urgence se définira en vous posant la question « Cette tâche doit-elle être réalisée dans les 24 heures, les 48 heures ou le délai n’est pas déterminant ? »

Lorsque vous êtes en phase de création et d’implantation, vous pouvez prendre un peu de recul, lister les grandes activités nécessaires avant le lancement et estimer leur durée, ainsi que leur séquence logique.