Définir des valeurs partagées

Objectif

Cette activité permet de réfléchir aux valeurs d'une équipe ou d'une organisation, de choisir les cinq à huit termes les plus pertinents et de vérifier si ce choix exprime bien un profil de valeurs cohérent avec l'organisation et ses missions.

Elle peut être utilisée autant lors de la création de l'organisation que lors de révisions ou transitions.

Description

  Introduction

Le comportement d'une association, d'une coopérative ou d'une entreprise, autrement dit de toute organisation repose généralement sur un ensemble de croyances, de valeurs, de règles, de tabous, de codes d'éthique ou de déontologie. Certains éléments de cet ensemble, tels que les valeurs, ont peut-être été formulés à l'origine de l'organisation. Mais le plus souvent ils émergent au fil du temps et restent souvent implicites. C'est ce qu'on appelle communément la culture de l'entreprise.

Alors que les croyances sont en relation avec les notions existentielles opposant ce que l’on croit vrai de ce que l’on nie, les valeurs renvoient aux notions morales du bien et du mal. Il importe, à des moments charnières de l'organisation, de formuler explicitement les valeurs qui la portent et la nourissent.

Selon le dictionnaire Larousse, les valeurs représentent « Ce qui est posé comme vrai, beau, bien, d'un point de vue personnel ou selon les critères d'une société, et qui est donné comme un idéal à atteindre ».

Les valeurs influencent directement les comportements individuels et, lorsqu’elles sont partagées dans une organisation ou une entreprise, elles sont à la source des principes d’action qui influenceront à leur tour son mode opératoire, ses prises de décision, ses modes relationnels. En fin de compte la stratégie devraient refléter les valeurs.

La définition des valeurs n’est pas une science exacte, car elle se rattache non seulement à des notions relativement abstraites et relatives (le bien et le mal), influencées par les cultures locales, mais aussi par les nuances d'interprétation linguistique.

C'est pour cette raison que l'expression des valeurs de l'organisation se décompose en trois temps:

1. Le choix de cinq à huit termes de valeurs, par "vote"
2. L'émergence d'un sens commun, partagé par les participants
3. L'ajustement des termes et la rédaction de leur définition partagée

  Catégorisation des valeurs

Les valeurs au sein d’une organisation peuvent être catégorisées selon leur principal champ d’application :

• Humaines, essentiellement internes à l'organisation, fortement liées aux personnes et leurs interactions
• Opérationnelles, principalement axées sur l'organisation et son fonctionnement
• Externes, reliées à tout ce qui se trouve en dehors des frontières de l'organisation

Les huit catégories proposées sont:

Personne: Valeurs intrinsèques d’une personne, les plus proches de ses croyances, n’impliquant généralement que sa relation à un contexte plus ou moins diffus

Relation: Valeurs qui s’expriment au minimum dans des actions mettant en relation la personne avec une autre, que ce soit directement ou indirectement

Equipe: Valeurs applicables essentiellement au fonctionnement des équipes de l’organisation et à la relation de celle-ci avec ses collaborateurs

Processus: Valeurs rattachées aux processus organisationnels, qu’ils soient de production ou de support

Résultats: Valeurs en relation avec les résultats de l’organisation et leur obtention, à la sortie des processus

Excellence: Toutes les valeurs qui identifient ou caractérisent la volonté d'excellence de l’organisation

Clientèles: Valeurs concernant les relations de l’organisation avec ses clients, bénéficiaires et usagers

Société: Valeurs définissant la posture de l’organisation dans le contexte sociétal ou elle se trouve (dimensions économiques, sociales et environnementales)

Il est clair que ces catégories ne sont pas absolues et que leurs frontières peuvent être perméables.

  Liste des valeurs

Ci-dessous figure une liste de 120 termes fréquemment utilisés pour énoncer des valeurs organisationnelles. Ils ont été sélectionnés sur la base de plusieurs approches parallèles et complémentaires, entre autres de Maslow, Barret, Van Der Wal, Allport, Rokeach, Compmetrica, etc. Leur choix a été fait de sorte à pouvoir en attribuer une quinzaine par catégorie. Cela n’exclut pas la possibilité d’utiliser un mot dans une catégorie différente de celle proposée, ou d'en rajouter.

Ces termes ne sont pas non plus absolus, pouvant parfaitement être remplacés par d’autres, représentant mieux ce que l’organisation désire exprimer par eux.

C'est la liste de termes de valeurs ci-dessous qui est utilisée lors des premières étapes de l'activité.

Nota Bene: contrairement à certaines approches, la même liste de termes est proposée pour que les personnes puissent réfléchir à leur propre schéma de valeurs ou le profil des valeurs actuelles ou souhaitées pour l'organisation. La conséquence en est que certains termes puissent paraitre moins adaptés selon les cas.

Mode d'emploi

  Déroulement

Le déroulement décrit ci-dessous varie en fonction de deux critères:

1. Le nombre de personnes impliquées dans le processus
2. La situation temporelle de l'organisation: en création ou en révision

Si le nombre de personnes impliquées dépasse la vingtaine ou qu'un pourcentage significatif ne peut pas participer directement à la séance, il est nécessaire de réaliser une étape préparatoire.

Etape 0 : Etape préparatoire

1. Dresser la liste de toutes les personnes potentiellement concernées par cette activité de définition des valeurs.
    
2. Leur adresser par mail ou par courrier postal les documents suivants en format PDF:
   1. Valeurs personnelles (optionnel)
   2. Valeurs actuelles de l'organisation (si l'organisation existe depuis quelque temps)
   3. Valeurs souhaitées pour l'organisation
       
3. Récupérer toutes les réponses et les utiliser pour alimenter les trois onglets correspondants de l'instrument Excel.
    
4. Ecrire sur deux ou trois feuilles de flip-chart  les termes les plus "choisis" (environ 8 à 16 suivant les scores à égalité).

Etape 1 : Ouverture de la séance – 5 à 10 minutes

1. Faire un bref rappel sur la notion des valeurs et expliquer les objectifs et le déroulement de la séance.
    

Les étapes 2, 3 n'ont pas besoin d'être exécutées, si toutes les personnes présentes ont déjà réalisé l'étape préparatoire.

Etape 2 : Choix individuels des termes de valeurs – 5 à 15 minutes

1. Demander aux personnes présentes si elles désirent aussi faire le choix de leurs valeurs personnelles, pour une possible comparaison.
    
2. Chaque personne présente est invitée les 1 ou 2 ou trois listes de termes de valeurs (valeurs personnelles, valeurs actuelles et valeurs souhaitées)
    
3. Optionnel: demander à chaque participant de choisir les 8 à 16 termes qui représentent au mieux les valeurs personnelles qu'il met au service de l'organisation.
    
4. Si l'organisation existe depuis un certain temps: demander à chaque participant de choisir les 8 à 16 termes qui représentent au mieux les valeurs actuelles qu'il considère propres à votre organisation
    
5. Obligatoire: demander à chaque participant de choisir les 8 à 16 termes qui représentent au mieux les valeurs qu'il aimerait voir partagées dans votre organisation.

Etape 3 : Compilation des choix – 5 à 15 minutes

1. Choisissez la méthode de compilation des résultats:
   1. Par l'énumération des termes de valeurs, comptage des mains levées et annotation sur une liste déjà imprimée des termes de valeurs:
       
   2. Par le collage de pastilles adhésives sur une ou deux ou trois affiches;
       
   3. Par un mix des deux options antérieures.
       
2. Reportez les comptages sur les onglets correspondants de la feuille Excel, ou additionnez-les si des réponses avaient déjà été compilées lors de l'étape 0.
    
3. Projetez les résultats, ainsi que les radars.

Etape 4 : Choix collectif des termes de valeurs – 10 à 20 minutes

1. Ecrire sur deux ou trois feuilles de flip-chart  les termes les plus "choisis" (environ 8 à 16 suivant les scores à égalité).
    
2. Dévoiler les feuilles avec les termes les plus choisis, ainsi que les feuilles créées à partir de l'étape préparatoire.
    
3. Demander à tous les participants de cocher sur chaque feuille de flip-chart les 5 (ou 6) termes de valeurs qui "leur parlent" le plus.
    
4. Débattre et chercher le consensus sur les 5 ou 6 termes de valeurs qui seront retenus. Les termes choisis peuvent être légèrement adaptés, si nécessaire.

Etape 5 : Réflexion sur l'équilibre des termes choisis – 20 minutes

1. Projeter le radar de comparaison de la distribution des termes choisis, éventuellement en ne gardant sur l'onglet des valeurs souhaitées, que les termes retenus.
    
2. Se poser les questions suivantes:
   1. Les termes de valeurs souhaitées sont-ils cohérents avec la mission de l'organisation?
       
   2. Comment couvrent-ils les aspects humains, opérationnels et externes?
       
   3. Quel est l'écart entre les valeurs actuelles et les valeurs souhaitées?
       
   4. Quel est l'écart entre les valeurs personnelles et les valeurs souhaitées?
       
3. Rester conscient que le choix de termes de valeurs est un "premier temps" de l'exercice.

  Trucs et astuces

Evitez les pièges suivants :

• Considérer les termes proposés comme étant inaltérables
• Vouloir rajouter un grand nombre de nouveaux termes de valeurs

Par contre :

• Acceptez de travailler avec de la subjectivité!

Et ensuite...

L'activité suivante "Rédiger les valeurs partagées" se consacre à:

1. L'émergence d'un sens commun, partagé par les participants
2. L'ajustement des termes et la rédaction de leur définition partagée