Bonne gouvernance associative

1. Introduction

Une bonne gouvernance = tous dans la même direction

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Les recommandations de bonne gouvernance associatives ci-dessous sont extraites du Swiss NPO-Code, émis par l’association suisse des grandes œuvres d’entraide, qui en détient les droits.

Bien qu’elles aient été rédigées visant plus spécifiquement les organisations suisses d’utilité publiques, elles sont parfaitement adaptables à tout type d’organisation sans but lucratif.

Seules les directives relatives aux associations figurent dans le texte ci-dessous, laissant de côté ce qui concerne exclusivement les fondations.

Pour que le texte soit plus facilement compréhensible, quelques termes sont traduits dans un langage plus usuel dans le monde associatif :

  • Organe suprême                = AG ou Assemblée générale des membres
  • Organe directeur suprême = Comité
  • Direction                             = Direction ou Secrétariat général

2. Principes généraux

  • Séparation des pouvoirs : Le Comité et la Direction garantissent, dans le respect de la loi et des statuts, une séparation claire des responsabilités liées à la surveillance, à la conduite et à l’exécution. Ils veillent à un bon équilibre entre conduite, gestion et contrôle.
     
  • Responsabilité et efficacité : Le Comité et la Direction assurent une gestion de l’organisation efficace, responsable et durable. Ils prennent notamment en considération les valeurs fondamentales de l’organisation.
     
  • Transparence : Le Comité et la Direction définissent la politique d’information. Ils veillent à diffuser dans les délais, en interne et à l’externe, des informations transparentes sur la structure et les activités de l’organisation, ainsi que sur l’utilisation de ses moyens.
     
  • Défense des intérêts des membres, des donateurs et des bénévoles : Le Comité et la Direction défendent les intérêts et les droits des membres et des donateurs. Ils garantissent une collaboration efficace entre collaborateurs honorifiques, bénévoles et rémunérés.
     
  • Défense des intérêts des donateurs : Le Comité et la Direction défendent les préoccupations des donateurs. Ils sont notamment responsables de l’acquisition de fonds par des moyens convenables et de leur utilisation conforme.

3. Assemblée générale des membres

3.1 Tâches

  1. Édicter les statuts et la charte. Déterminer une structure adaptée au but et à la taille de l’organisation, veiller à l’adéquation des tâches, compétences et responsabilités des organes.§
     
  2. Prendre connaissance du plan financier et de la stratégie adoptée par le Comité.
     
  3. Approuver le rapport annuel et les comptes annuels.
     
  4. Définir le cercle des membres de l’organisation, leur droit de vote, ainsi que leurs autres droits et obligations.
     
  5. Régler le contrôle et la surveillance de l’activité courante.
     
  6. Désigner les membres du Comité et leur donner décharge. Régler en outre les conditions et la procédure pour leur élection, pour l’obtention de la décharge et pour leur destitution.
     
  7. Approuver les principes régissant les indemnisations des membres du Comité.
     
  8. Décider de la dissolution et de la modification de la forme juridique de l’organisation.

3.2 Séparation des pouvoirs

Aucun membre du Comité ne fait partie de la Direction et inversement

3.3 Défense des intérêts des membres

  • Tous les membres ont le droit ou la possibilité de s’exprimer sur les points à l’ordre du jour de l’Assemblée générale et d’y exercer effectivement leur droit de vote.
     
  • L’Assemblée générale se réunit au moins une fois l’an. Les membres sont informés à temps du lieu, de la date et de l’ordre du jour de cette assemblée. Ils reçoivent suffisamment de documentation sur chaque objet.
     
  • Les membres qui en expriment le souhait reçoivent aussi en dehors de l’assemblée annuelle des renseignements sur le développement de l’organisation et sur la politique poursuivie par le Comité

4. Comité

4.1 Tâches

Le Comité exerce les fonctions stratégiques de direction et de contrôle à moyen et à long terme. Il assume en outre la responsabilité globale de l’association, notamment de son activité courante, de l’administration et de l’utilisation de la fortune de l’association, de la gestion des risques et du controlling.

Les tâches suivantes incombent en particulier au Comité :

  1. Définir les groupes cibles et l’orientation stratégique de l’organisation. 
     
  2. Soumettre le rapport annuel et les comptes annuels à l’approbation de l’organe suprême.
     
  3. Définir les principes régissant les finances, la comptabilité et le contrôle. 
     
  4. Diriger et surveiller l’utilisation des moyens nécessaires pour atteindre le but fixé.
     
  5. Approuver le plan financier et le budget.
     
  6. Régler la structure et les responsabilités de la Direction. Désigner, surveiller et licencier les personnes qui en ont la charge.
     
  7. Déléguer si nécessaire des tâches à la Direction, tout en maintenant sa surveillance et sa responsabilité.
     
  8. Pourvoir à un encadrement compétent des collaborateurs honorifiques et bénévoles.
     
  9. Informer régulièrement ses membres et donateurs et assurer une utilisation transparente des moyens.
     
  10. Les tâches qui ne sont pas expressément attribuées à l’Assemblée générale ou à la Direction relèvent du Comité.

4.2 Organisation et mode de travail

4.2.1 Composition
  • Le Comité aspire à une composition qui permette à chaque membre de se forger librement une opinion tout en assumant ses tâches de façon efficace et performante.
     
  • Le Comité se compose d’au moins cinq membres, jouissant des compétences requises (connaissance de la branche, compétences techniques, compétences en management et compétences sociales).
     
  • Les membres du Comité s’identifient avec les objectifs de l’organisation et ont du temps disponible.
     
  • Si le Comité compte plus de neuf membres, il se dote de structures décisionnelles internes adéquates.
4.2.2 Renouvellement
  • Le Comité planifie longtemps à l’avance le renouvellement de ses membres. Il s’efforce de mélanger les classes d’âges et les sexes.
     
  • Une législature ordinaire ne dépasse pas quatre ans. Aucun membre ne doit siéger plus de 12 ans au sein du Comité.
4.2.3 Mode de travail
  • Pour accomplir ses tâches, le Comité instaure des structures et des procédures appropriées.
     
  • Le Comité fixe le nombre annuel des séances. Au besoin, le ou la président(e)[1] peut convoquer des séances extraordinaires. Sauf mention contraire dans les statuts, chaque membre peut en outre demander la convocation d’une séance extraordinaire.
     
  • Le Comité veille à ce que l’information circule normalement entre ses membres et ceux de la Direction. Il règle la représentation vis-à-vis de l’extérieur.
     
  • Dans les organisations dotées d’une structure fédérative verticale, le Comité règle en outre le flux d’informations entre les organisations, ainsi que la représentation de l’organisation par rapport aux tâches d’un niveau supérieur.
     
  • Le Comité évalue périodiquement les structures et procédures qu’il a instaurées, sa prestation globale et les prestations de chaque membre.
     
  • Il veille à actualiser régulièrement ses décrets.
4.2.4 Compétences de gestion et compétences techniques

Les membres du Comité s’occupent de développer de manière adéquate leurs compétences techniques et leurs compétences de gestion.

4.2.5 Incompatibilité

Les membres du Comité ne doivent pas être mariés entre eux ou avec des membres de la Direction, ni avoir des liens de parenté directs ou par alliance, ni vivre en couple durablement. D’autres circonstances amenant une incompatibilité doivent être réglées par décret.

4.2.6 Conflits d’intérêts
  • Les membres du Comité se préoccupent d’éviter les conflits et collisions d’intérêts.
     
  • Les éventuelles collisions entre les intérêts de l’organisation et ceux des membres du Comité (ou des personnes qui lui sont proches) sont exposées clairement à au Comité. Dans ce cas, le membre concerné se retire provisoirement.
     
  • Les membres du Comité ne bénéficient pas de conditions préférentielles et les affaires qu’ils concluent avec l’organisation sont rendues publiques.
4.2.7 Commissions
  • Pour accomplir ses tâches, le Comité peut constituer des commissions permanentes ou temporaires. Il conserve cependant la responsabilité générale des tâches déléguées.
     
  • La composition, le mandat, les compétences, la durée et la responsabilité des commissions doivent être définis. Pour les commissions permanentes, ces points sont fixés par décret.
4.2.8 Délégation de tâches spéciales et activité de gestion
  • Le Comité peut confier les tâches les plus lourdes ou celles relevant de l’activité ordinaire de l’association à un ou plusieurs de ses membres.
     
  • La décision de déléguer des tâches particulières ou des activités de gestion à certains de ses membres appartient au Comité. Il en règle les conditions par contrat. La délégation de tâches doit être limitée dans le temps.
     
  • La délégation d’activités de gestion ou de tâches particulières ne doit pas être indemnisée à un taux plus élevé que le tarif usuel de la branche.
4.2.9 Indemnisations

Les prestations des membres du Comité sont en principe fournies gratuitement.

Quand des indemnisations sont versées, les principes suivants s’appliquent :

  1. L’indemnisation se mesure sur la base de critères objectifs, compréhensibles, non arbitraires et transparents.
     
  2. Ces critères tiennent compte du fait qu’il s’agit d’une organisation associative, ainsi que de la taille et de la complexité de l’organisation, de l’ampleur de la responsabilité inhérente à sa direction et du volume de travail que représentent les comptes.
     
  3. Ces critères doivent être soumis à l’approbation de l’Assemblée générale.
     
  4. La durée et le montant des indemnisations versées aux membres de l’organe directeur suprême doivent être fixés par une décision du Comité et rendus publics.

4.3 Comité et Direction

4.3.1 Collaboration entre le Comité et la Direction
  • La Direction aide le Comité à prendre des décisions et les met en application.
     
  • La Direction prépare les affaires du Comité et en exécute les décisions. Elle pense et agit avec anticipation, soumet des propositions et des idées.
     
  • La Direction veille à ce que le Comité soit informé de façon ponctuelle et exhaustive des affaires significatives pour l’exécution de ses tâches.
     
  • Si la Direction dispose d’une présidence (directeur ou directrice, président(e), CEO), celle-ci est responsable vis-à-vis de du Comité. Autrement, les membres de la Direction sont responsables vis-à-vis du Comité en tant qu’autorité collégiale.
     
  • Le ou la président(e)[2]  est généralement la personne qui fait le lien avec la Direction. Il ou elle s’efforce de promouvoir une collaboration efficace entre les membres du Comité et ceux de la Direction.
     
  • La Direction ou sa présidence participe généralement aux séances de l’organe directeur su-prême avec voix consultative.
4.3.2 Direction du secrétariat
  • La Direction assure une conduite efficace et performante du secrétariat¨[3] et des affaires opérationnelles, en tenant compte des buts de l’organisation.
     
  • Elle fixe les priorités pour atteindre les objectifs prescrits dans le cadre des directives du Comité et les met en application.
     
  • Les membres de la Direction ne peuvent pas être mariés entre eux ou avec des membres du Comité, ni avoir des liens de parenté directs ou par alliance, ni vivre en couple durablement. D’autres circonstances amenant une incompatibilité doivent être réglées par décret.
     
  • Les membres de la Direction s’occupent de développer de manière adéquate leur compétence technique et leur compétence en matière de gestion.

5. Comptes et contrôles

5.1.1 Contrôle interne et gestion des risques

  • Le Comité veille à mettre en place, en interne, un système adéquat de contrôle et de gestion des risques.
     
  • Le système de contrôle interne tient compte de la taille, de la complexité et du profil de risques de l’organisation. Il règle le contrôle interne et la conduite, les processus de gestion et la rédaction des rapports.
     
  • La gestion des risques s’aligne sur les particularités de l’organisation. Elle se réfère en particulier à l’intention et aux buts de l’organisation, à ses droits de propriété, à l’infrastructure et à la structure de gestion, aux investissements, aux finances et à la réputation de l’organisation, ainsi qu’au personnel, aux bénévoles, aux donateurs et à la collaboration avec des tiers.

5.1.2 Contrôle externe

  • L’Assemblée générale désigne l’organe de révision.
     
  • La comptabilité et les comptes annuels sont révisés par un organe de révision indépendant et qualifié dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice et approuvés par l’Assemblée générale.
     
  • Le Comité veille à ce que le ou la responsable du mandat de révision change périodiquement.

6. Communication

6.1 Tâches du Comité

  • Le Comité est responsable d’assurer une communication transparente, au moment opportun et adaptée aux groupes cibles.
     
  • Les recommandations de Swiss GAAP RPC et en particulier de RPC 21 s’appliquent en principe pour la rédaction de rapports et les comptes annuels.

6.2 Rapport annuel

  • Le rapport annuel est composé d’un autoportrait de l’organisation qui en précise la mission, les buts et les principaux domaines d’intervention. Ce rapport contient aussi un rapport de prestations et un regard vers le futur.
     
  • Le Comité rend le rapport annuel accessible à tous les intéressés. Il expose en particulier les domaines suivants :
  1. Succursales, partenariats avec d’autres organisations et sièges détenus dans leurs organes de gestion ;
     
  2. Indications sur la profession des membres du Comité ;
     
  3. Indications sur les mandats et relations des membres du Comité, pour autant qu’elles soient pertinentes en regard de l’activité de l’organisation ;
     
  4. Somme des indemnisations et défraiements versés au Comité, ainsi que l’indemnisation versée au président/à la présidente[4] ;
     
  5. Indications sur les membres de la Direction, leur fonction, ainsi que la somme des indemnisations versées à la Direction, y compris les coûts, frais et autres débours convenus par contrat ;
     
  6. Respect et mise en application des principes de gouvernance dans les organisations dotées de structures fédératives et si possible aussi dans leurs sous-organisations.

Source : www.swiss-npocode.ch

 


[1] La loi suisse n’exige pas que le comité ait une structure formelle avec un président ou une présidente

[2] Si l’organisation interne du Comité comporte ce poste, sinon un de ses membres désigné par le Comité

[3] Si cet instance est définie

[4] Si c’est le cas

 

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